Valtakunnalliset kohtaamispaikkapäivät on tapahtuma, joka järjestetään vuosittain eri paikkakunnalla. Vuonna 2020 järjestämispaikkakuntana oli Jyväskylä, tai ainakin piti olla. Mitä tapahtuu, kun muutamia viikkoja ennen tapahtumaa Suomen hallitus ilmoittaa, että kaikki yli 500 ihmisen tapahtumat perutaan ja sitä pienemmät tapahtumat suositellaan myös perumaan? Millaista on suunnitella ja valmistella tapahtumaa, joka päädytään olosuhteiden myötä perumaan ja miten tämä näkyy opiskelijan harjoittelussa?
Mennään taaksepäin harjoittelun alkuun, kun kohtaamispaikkapäivät olivat tapahtumassa suunnitellusti. Olin saanut kuulla tapahtumasta ja siihen mukaan tulemista omalta korkeakoulultani etsiessäni harjoittelupaikkaa. Halusin päästä tekemään tapahtumaa, viestintää ja tiedottamista. Aloitin työt tapahtuman parissa rauhallisella tahdilla, tutustuen tapahtumaan ja sen sisältöön. Viikot jatkuivat tasaisella tahdilla, työskennellen kohti tapahtumaa ja sen organisointia. Ajan kuluessa media alkoi täyttyä sisällöstä liittyen Kiinassa ja muualla maailmassa riehuvasta COVID19 viruksesta eli koronaviruksesta. Seurailimme tilannetta, mutta tapahtuman työstäminen jatkui normaaliin tapaansa. En huolestunut, tilanne vaikutti kaukaiselta ja tapahtumakin alkoi lähestyä.
Suomessa alkoi paljastua koronavirustartuntoja. Tämän jälkeen alkoi kuhina liittyen kohtaamispaikkapäiviin ja vaihtoehtoinen puhe, miten tapahtuma voitaisiin järjestää, jos tilanne niin vaatisi. Pian tilanne vaatikin keskustelun: mitä tehdään. Pidimme suunnittelutyöryhmän kanssa palaveria, jonka aloitimme seuraamalla Suomen hallituksen tiedotustilaisuutta, jossa rajoituksista informoitiin. Tiedotustilaisuuden jälkeen työryhmässä keskusteltiin olisiko tapahtumaa mahdollista järjestää vaihtoehtoisesti webinaarina. Lopulta todettiin, ettei kohtaamispaikkoihin keskittyvää tapahtumaa kannata järjestää webinaarina, sillä se ei saavuta tapahtuman laatua.
Noh, mitä tapahtui seuraavaksi, kun työryhmä teki päätöksen, että tapahtuma perutaan ja seuraavat kohtaamispaikkapäivät ovat suoraan vuonna 2021 seuraavalla paikkakunnalla. Omalla kohdalla se tarkoitti lähinnä tiedottamista ilmoittautuneille ja muille kontakteille. Muu työryhmä piti huolen muista yhteyksistä, kuten puhujista, jotka oli tapahtumaa varten tilattu. Pikainen yhteydenottoprosessi oli alkanut ja tapahtuman peruminen tapahtui ripeällä tahdilla.
Näin taaksepäin katsellen, kun koko hullunmylly on jo hieman takanapäin, on mielenkiintoista analysoida miten nopeasti asiat voivat vaihtua. Itselle koko prosessi on ollut kullanarvoinen kokemus siitä, kuinka ensin on sisällä tapahtuman tuotannossa ja miten sitten toimitaan, kun kaikki muuttuu yhtäkkisesti. Päädyin kokemaan täysin uudenlaisen oppimiskokemuksen, joka tarjosi monipuolisesti haastetta ja itsensä haastamista. Tapahtumaan lähes tietämättömänä mukaan hyppääminen, kaiken tiedon sisäistäminen ja sen ymmärtäminen ei tuntunut helpolta ajatukselta. Varmasti ei olisi onnistunutkaan ilman saatua tukea ja omaa motivaatiota, joka oli valmiiksi taustalla. Kuitenkin jo mahdollisuus päästä näkemään ja olemaan mukana tilanteessa, joka vaati sopeutumiskykyä ja tilanteen hyväksymistä, oli arvokas kokemus. Ja voi olla, ettei oman ammatillisen uran aikana tule toista vastaavanlaista kokemusta, on tilanteesta saanut poikkeuksellisen muiston siitä, miten nopeasti kaikki voi muuttua ja kuinka nopeasti sellaiseen reagoidaan. Vaikkakin tämänhetkinen tilanne on hyvin poikkeuksellinen kokonaisuudessaan, olen kiitollinen mitä sain sen myötä kokea.
Kiitos koko työryhmälle.
Janna Sahlman
Harjoittelija Kansalaistoiminnankeskus Matarassa
